Автоматизированная

библиотечно-информационная

система

 

Руслан®

Формирование книги суммарного учета

 

РУКОВОДСТВО АДМИНИСТРАТОРА

МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ

 

Версия 1.1

 

 

 

2014

 

Автор: Дмитрий Сова                                                                    ООО «Балтиксофт Сервис»

Оглавление

Введение. 3

1.      Исходные данные для формирования КСУ. 4

2.      Инициирование процесса формирования КСУ. 5

3.      Список атрибутов для формирования КСУ. 6

4.      Поступление документов.  Общее описание алгоритма расчета КСУ. 11

4.1.       Поступление документов. Расчет элементов раздела “Поступило”. 12

4.2.       Поступление документов. Расчет раздела “В том числе по видам документов”. 14

4.3.       Поступление документов. Расчет раздела “Из общего количества поступивших документов” на основе кодированных полей. 16

4.4.       Поступление документов. Расчет раздела “Из общего количества поступивших документов” на основе индексов ББК и/или УДК. 17

5.      Алгоритм расчета убытия документов. 18

6.      Алгоритм расчета итогов движения фонда. 19

7.      Отображение результатов формирования КСУ. 20

8.      Дополнительные возможности. 22

9.      Поиск и устранение ошибок формирования КСУ. 23

 


 

Введение

 

Данный документ раскрывает механизм формирования книги суммарного учета (КСУ) в АБИС «Руслан». Документ предназначен для лиц, ответственных за автоматизацию библиотеки и адаптацию традиционных библиотечных процессов к условиям применения в АБИС «Руслан». Также документ будет полезен сотрудникам отдела комплектования библиотеки, ответственным за ведение книги суммарного учета. Документ будет полезен администратору системы в части настроек параметров АБИС, касающихся части формирования КСУ. Описание процесса формирования КСУ приводится на основе листа ”Поступление”. Расчет листов “Убытие” и ”Итоги”, в целом, производится аналогично. При необходимости, в документе приводятся замечания, касающиеся особенностей  формирования данных листов.

 

 


 

1.    Исходные данные для формирования КСУ

 

Исходными данными для формирования КСУ является набор записей о ”счетах” (в некоторых организациях используются термины “акты поступления” или “запись книги суммарного учета”), по которому  “проведены” партии документов. Записи о ”счетах”  содержатся в базе данных счетов, которая задается через параметр сервера BillsDB. По умолчанию создается база данных счетов с именем Bills.

Внимание! Отсутствие базы счетов или неиспользование механизма “счетов” при обработке  поступающих документов приводит к невозможности формирования КСУ.

Запись о счете должна уникально идентифицироваться двумя значениями – номером счета, хранящимся в тэге 22, и датой заведения счета, хранящейся в формате ГГГГММДД в тэге 23. Также, для формирования КСУ используются данные из библиографических записей. Связь между библиографической записью (ее определенными инвентарными номерами) и записью на счет осуществляется через подполе '999e', где сохранены значения тэгов 22 и 23 в формате СЧЕТ/ДАТА.

Внимание! Счета с отрицательным значением игнорируются системой при формировании КСУ.

Отрицательные счета рекомендуется применять для проведения партий документов, отображение которых в КСУ нежелательно по различным причинам, например, при ретро-вводе документов в электронный каталог. Подробную информацию о работе со счетами см. в документации на АРМ Комплектования/Каталогизации.

В случае, если по каким-либо причинам требуется вести несколько книг суммарного учета, то необходимо создать соответствующее количество баз счетов, и в параметре сервера MBillsDB указать для каждой базы счетов список соответствующих ей баз с библиографическими записями.

Внимание! В каждой библиографической базе необходимо хранить записи со ссылками только на одну базу счетов. В версии сервера Руслан-Лайт возможно создать только одну базу счетов, соответственно, доступно формирование только одной книги суммарного учета.

Если необходимо формировать отдельные КСУ для некоторых подразделений библиотеки (например, выделяя их по сигле хранения), а остальные отчетные документы формировать для всей библиотеки, то рекомендуется использовать фильтрацию по сигле хранения (см. следующий раздел) вместо заведения нескольких баз счетов.

Механизм формирования КСУ ориентирован на использование возможностей  формата RUSMARC в полном объеме. Анализируются следующие поля формата: 100, 101, 102, 105, 106, 110, 115, 126, 135, 140, 675, 686, 910, 999. (см. ниже раздел “Алгоритм формирования КСУ” для получения более детальной информации об анализе указанных выше полей формата RUSMARC). Традиционно, часть указанных данных заполнялась в отделах каталогизации. Для формирования корректной записи КСУ, возможно, потребуются изменения в технологии создания библиографической записи в отделах комплектования и каталогизации/систематизации.

 


 

2.    Инициирование процесса формирования КСУ

 

Инициирование процесса формирования КСУ производится из АРМа Комплектования/Каталогизации с использованием специализированного пользовательского интерфейса, в котором задается поисковый запрос с указанием диапазона времени, за который требуется сформировать КСУ (основной режим), или указанием конкретного счета (для проверки корректности обработки счета). При необходимости, можно указать дополнительные фильтры по сиглам хранения. Подробную информацию о процессе инициирования расчета КСУ см. в документации на АРМ Комплектования/Каталогизации.

При настройке процесса формирования и отображения КСУ под специфику конкретной организации можно применить стандартное окно формирования поискового запроса  АРМа Комплектования/Каталогизации (АРМа К/К) вместо использования специализированного интерфейса. Основное назначение этого режима – определение корректности расчета и отображения получаемых результатов запроса шаблонами, заданными в файлах вида ksu*.tpl. Поисковый запрос можно сформировать по любому тэгу, определенному для базы счетов. Наиболее осмысленные  поисковые атрибуты - это номер счета 9022 и дата заведения счета 9023 (поисковый атрибут формируется как значение тэга плюс 9000). В настройках АРМа К/К эти атрибуты имеют названия “Номер счета” и “Дата поступления”. Другие поисковые атрибуты смотрите в конфигурационном файле АРМа К/К «Attrs.ini».

 


 

3.    Список атрибутов для формирования КСУ

 

Базовый алгоритм формирования КСУ предполагает расчет около 100 основных значений (атрибутов) и столько же вспомогательных. В зависимости от вида библиотеки при отображении результатов, как правило, используется только 25-40 значений.

                                     

                                     

Базовое название атрибутов

(наименований/ экземпляров/ иностранных наименований/ иностранных экземпляров/ расширенный атрибут)

Исполь-зуемые данные

Связанные параметры сервера

Примечания

Номер счета (22)

запись счета

 

 

Дата заведения счета (23)

запись счета

 

 

Источник поступления (19)

запись счета

 

 

Примечание  (43)

запись счета

999p

KSUNoteType

 

Причина списания  (44)

запись счета

 

 

Поступило названий всего (51)

999

KSUOnlyFirstPub

 

Поступило экземпляров всего (52)

999

 

 

Названий принятых на баланс (53)

999

KSUOnlyFirstPub

KSUBalancePrice

KSUUnBalanceNumbers

KSUUnBalancePrefixs

 

Экземпляров принятых на баланс (54)

999

KSUBalancePrice KSUUnBalanceNumbers

KSUUnBalancePrefixs

 

Рублей для документов принятых на баланс (55)

999u

 

 

 

Копеек для документов принятых на баланс (56)

999u

 

 

Названий не принятых на баланс (57)

999

KSUOnlyFirstPub

KSUBalancePrice

KSUUnBalanceNumbers

KSUUnBalancePrefixs

 

Экземпляров не принятых на баланс (58)

999

запись счета

KSUBalancePrice

KSUUnBalanceNumbers

KSUUnBalancePrefixs

KSUNBFromBills

KSUEFDep

 

Рублей для документов не принятых на баланс (59)

999u

запись счета

KSUNBFromBills

 

Копеек для документов не принятых на баланс (60)

999u

запись счета

KSUNBFromBills

 

Дополнительный атрибут  КСУ (94)

запись счета

 

АРМ КК версии 3.8 и выше

Сервер версии 2.17 и выше

Дополнительный атрибут  КСУ (95)

запись счета

 

АРМ КК версии 3.8 и выше

Сервер версии 2.17 и выше

Дополнительный атрибут  КСУ (96)

запись счета

 

АРМ КК версии 3.8 и выше

Сервер версии 2.17 и выше

Дополнительный атрибут  КСУ (97)

запись счета

 

АРМ КК версии 3.8 и выше

Сервер версии 2.17 и выше

Дополнительный атрибут  КСУ (98)

запись счета

 

АРМ КК версии 3.8 и выше

Сервер версии 2.17 и выше

Дополнительный атрибут  КСУ (99)

запись счета

 

АРМ КК версии 3.8 и выше

Сервер версии 2.17 и выше

Книги

(1200/1201/-/-/-)

Маркер

105a4

 

 

Периодические издания, журналы

(1205/1206/-/-/-)

Маркер

110a

 

 

Периодические издания, газеты

(1210/1211/-/-/-)

Маркер

110a

 

 

Нормативно-технические документы

 (1215/1216/-/-/-)

Маркер

105a4

 

 

Диссертации

(1220/1221/-/-/-)

Маркер

105a4

 

 

Авторефераты диссертаций

(1225/1226/-/-/-)

Маркер

105a4

 

 

Дискеты

(1240/1241/-/-/-)

Маркер

135a

KSUNotPrintingDocument

 

CD-ROM

(1245/1246/-/-/-)

Маркер

135a

KSUNotPrintingDocument

 

Другие виды носителей, кроме дискет и CD-ROM 

(1250/1251/-/-/-)

Маркер

135a

KSUNotPrintingDocument

 

Аудивизуальные документы  - аудио 

(1255/1256/-/-/-)

Маркер

126a

KSUNotPrintingDocument

 

Аудивизуальные документы  - видио

(1260/1261/-/-/-)

Маркер

115a

KSUNotPrintingDocument

 

Локальные издания 

(1275/1276/-/-/-)

Маркер

210с

KSULocalPublisher

 

Другие виды документов

 (1295/1296/-/-/-)

 

 

 

Виды изданий определяемы по префиксу инвентарного номера

(1200-1290/1201-1291/-/-/-)

999p

KSUPrefixType1

Атрибуты указанные в параметре KSUPrefixType1 переопределяют стандартный способ расчета

Научные издания

(1300/1301/1600/1601/1304)

100a17

105a4

KSUForeignType

KSULocalLang

 

Учебные издания

(1305/1306/1605/1606/1309)

105a4

KSUForeignType

KSULocalLang

 

Общественно-политическая литература

(1310/1311/16010/1611/1314)

100a17

105a4

KSUForeignType

KSULocalLang

См. также 1380

Художественная литература

 (1315/1316/1615/1616/1319)

105a11

105a4

KSUForeignType

KSULocalLang

 

Обменный фонд

(-/1321/-/-/-)

999b

KSUEFDep

 

Фонд редких книг и рукописей

(1325/1326)

140a

KSUForeignType

KSULocalLang

 

Микрофильмы (-1330)

 

 

 

Микрофиши (-1335)

 

 

 

Дискеты

(1340/1341/1640/1641/-)

135a

KSUForeignType

KSULocalLang

 

CD-ROM

(1345/1346/1645/1646/-)

135a

KSUForeignType

KSULocalLang

 

Другие виды носителей, кроме дискет и CD-ROM - мультимедиа (1350/1351/1650/1651/-)

135a

KSUForeignType

KSULocalLang

 

Справочные издания – словари

(1355/1356/1655/1656/1359)

105a4

KSUForeignType

KSULocalLang

 

Справочные издания – энциклопедии

(1360/1361/1660/1661/1364)

105a4

KSUForeignType

KSULocalLang

 

Справочные издания - справочники

(1365/1366/1665/1666/1369)

105a4

KSUForeignType

KSULocalLang

 

Аудивизуальные документы – аудио

(1370/1371/1670/1671/-)

126a

KSUForeignType

KSULocalLang

 

Аудивизуальные документы – видео

(1375/1376/1675/1676/-)

115a

KSUForeignType

KSULocalLang

 

Общественно-политическая литература, научная

(1380/1381/1680/1681/1384)*

100a17

105a4

KSUForeignType

KSULocalLang

См. также 1310

Определяемы по префиксу инвентарного номера

(1300-1390/1301-1391/1601/1691/-)

999p

KSUPrefixType2

Атрибуты указанные в параметре KSUPrefixType2 переопределяют стандартный способ расчета

Раздел по содержанию, определяемый по индесам ББК и/или УДК

 (1400-1495/-/-/-)

686a

675a

KSUBBKMap

KSUUDCMap

KSUOnlyFirstIndex

 

Рекомендации

(1700/1701)

951

 

 

Рекомендации

(1705/1706)

952

 

 

Рекомендации

(1710/1711)

953

 

 

Рекомендации

(1715/1716)

954

 

 

Рекомендации

(1720/1721)

955

 

 

Переводная

(1780,1781)

101a

101c

 

Сервер версии 2.17 и выше

Иностранная литература, книги

(1785,1786)

101a

102a

маркер

KSUForeignType

KSULocalLang

Сервер версии 2.17 и выше

Иностранная литература, журналы

(1790,1791)

101a

102a

маркер

KSUForeignType

KSULocalLang

Сервер версии 2.17 и выше

Диагностический атрибутут (1000)

 

 

 

                                     

 

 


 

4.    Поступление документов.  Общее описание алгоритма расчета КСУ

 

Лист КСУ “Поступление документов” рассматривается как документ, состоящий из шести основных разделов - “Номер/Дата записи”, “Источник поступления”, ”Номер или дата сопроводительного документа”, “Поступило”, “В том числе по видам документов”, “Из общего количества поступивших документов”. Алгоритмы расчета элементов разделов существенно различаются.

Первые три раздела КСУ (“Номер/Дата записи”, “Источник поступления”, ”Номер или дата сопроводительного документа”) получаются единственным образом – данные берутся из записи на счет (22/23, 19).

Расчет элементов КСУ из раздела “Поступило” основывается только на анализе подполей  “999b”- сигла хранения, “999v”- количество инвентаризуемых экземпляров, “999u”- цена экземпляра, “999p”- инвентарный номер, “999e”- счет, по которому поступил конкретный экземпляр, “910a”- количество составных частей.

Поле 910 должно применяться только для документов, состоящих из составных частей (книги, изданные с использованием рельефно-точечного шрифта (шрифт Брайля); аудиокниги, представленные как наборы кассет; и т.д.). Указывать количество составных частей в поле “910a” необходимо только в том случае, если по правилам организации в выходных документах, кроме информации о количестве наименований и количестве экземпляров, должна присутствовать информация о количестве составных частей. В этом случае смысл значения поля “999v” меняется - количество экземпляров документа всегда считается равным 1 (для соответствующего экземпляра поля 999). Данное ограничение означает, что для документов, состоящих из составных частей и отражающих этот факт в  поле 910, применять схему многоэкземплярного («безынвентарного») учета нельзя.

Расчет элементов КСУ из раздела “В том числе по видам документов” базируется на анализе кодированных полей формата RUSMARC. Анализируются поля 105, 106, 110, 115, 126, 135. Особенностью расчета данного раздела является то, что для каждого названия (записи) значение отличное от нуля может проставляться только в один элемент раздела.

Расчет элементов КСУ из раздела “Из общего количества поступивших документов”, базируется на анализе кодированных полей формата RUSMARC а также полей индексов классификаций и учетной информации. Анализируются поля 100, 101,102, 105, 106, 110, 115, 126, 135, 140, 675, 686, 999. При анализе индексов классификаций используется первые один или два символа первого индекса ББК и/или УДК. Перед формированием КСУ необходимо убедиться, что все запрашиваемые счета обработаны и индексы классификаций проставлены в библиографических записях (если индексы не проставляются в отделе комплектования). Расчет элементов по классификационным индексам производится всегда, но отображается в АРМе Комплектования, как правило, только в КСУ публичных библиотек.

 


 

 

4.1.                   Поступление документов. Расчет элементов раздела “Поступило”

                                     

Номер/Дата записи (22/23). Значение берется из записи на счет.

Источник поступления (19). Значение берется из записи на счет.

Номер или дата сопроводительного документа. Аналогично Номер/Дата записи.

Поступило названий всего (51). Считается для конкретного названия равным 1, если количество “поступивших экземпляров всего” больше 0 и название считается новым. Зависит от параметра сервера KSUOnlyFirstPub.

Поступило экземпляров всего (52).  Рассчитывается как сумма значений из подполей 999v. Учитываются только те экземпляры поля 999, которые имеют значение счета в подполе 999e, соответствующее обрабатываемому счету.

Документы, принятые на баланс. Принятым на баланс считается экземпляр книги, для которого создан экземпляр поля 999 и в подполе 999v проставлено значение больше (в случае «безынвентарного» учета) или равное 1, и не содержит признака не принятого на баланс документа.

Названий, принятых на баланс(53). Считается, если количество “экземпляров принятых на баланс”  больше или равно 1. Зависит от параметра сервера KSUOnlyFirstPub.

Экземпляров, принятых на баланс (54).  Рассчитывается как сумма значений из подполей 999v. Учитываются только те экземпляры поля 999, которые имеют значение счета в подполе 999e, соответствующее указанному в разделе 1 и не содержат признака не принятого на баланс документа.

На сумму.  Рассчитывается на основе содержимого подполей 999u, из которого выделяются две числовые подпоследовательности - рубли и копейки. Учитываются только те экземпляры поля 999, которые имеют значение счета в подполе 999e, соответствующее указанному в разделе 1. Выделение двух числовых последовательностей из подполя 999u производится по маске: [C...C]XX[CCXX][CC], где Х...Х обозначает непрерывную подпоследовательность, состоящую только из одних цифр; С...С обозначает непрерывную подпоследовательность, состоящую из любых символов, отличных от цифр; скобки [] обозначают необязательность подпоследовательности. Предполагается, что первая числовая последовательность XX содержит рубли, а вторая копейки. Все последующие числовые последовательности игнорируются.  При суммировании копеек производится перенос копеек в рубли. При расчете не учитывается возможная деноминация национальной валюты за указанный период времени. Когда цена состоит из одних копеек, нулевое значение рублей должно присутствовать. Расчет суммы проводится независимо для документов, принятых на баланс, и для документов, не принятых на баланс.

Рублей для документов, принятых на баланс (55).  Рубли, рассчитанные по правилам описанным выше, для которых не выполняются признаки не принятия на баланс.

Копеек для документов, принятых на баланс (56).  Копейки, рассчитанные по правилам описанным выше, для которых не выполняются признаки не принятия на баланс.

Названий, не принятых на баланс(57). Считается, если количество “экземпляров не принятых на баланс” больше или равно 1. Зависит от параметра сервера KSUOnlyFirstPub.

Экземпляров, не принятых на баланс (58).  Рассчитывается как сумма значений из подполей 999v. Учитываются только те экземпляры поля 999, которые имеют значение счета в подполе 999e, соответствующее указанному в разделе 1, и содержат признак не принятого на баланс документа. Анализируется четыре признака.  

Первым признаком может выступать специальное значение сиглы хранения (например, обменного фонда). Список сигл задается через параметр сервера KSUEFDep. Вторым признаком может служить специальный префикс в инвентарном номере или специальный инвентарный номер. Задаются через параметры сервера KSUUnBalancePrefixs и KSUUnBalanceNumbers.  Третьим признаком является отсутствие инвентарного номера (значение равное пустой строке или равное 0). Четвертым признаком (параметризируемым) служит указание нулевой цены (или ее отсутствие). Указание на использование данного признака задается через параметры сервера KSUBalancePrice.

Примечание. Если для документов, не принятых на баланс, не заводится библиографическая запись или отдельный экземпляр поля 999, то такие документы не участвуют в формировании КСУ и статистического учета (группировок по видам издательств, тематике, целевому назначению и т.д.).

Рублей для документов, не принятых на баланс (59).  Рубли, рассчитанные по правилам описанным выше, для экземпляров, для которых выполняются признаки не принятия на баланс.

Копеек для документов, не принятых на баланс (60).  Копейки, рассчитанные по правилам описанным выше, для экземпляров, для которых выполняются признаки не принятия на баланс.

 


 

 

4.2.                   Поступление документов. Расчет раздела “В том числе по видам документов”

                                     

        Для данного раздела зарезервированы атрибуты в диапозоне с 1200 по 1295. Базовое значение берется с шагом, кратным пяти.

Базовым значением атрибута кодируется количество наименований издания. Под базовым значением +1 кодируется количество экземпляров. Значения атрибутов +2, +3 используются только для документов, имеющих составные части (в случае использовании поля 910).

Например для брайлевского издания будет:

1200 – количество наименований, полученных по счету;

1201 – количество экземпляров, полученных по счету;

1202 – суммарное количество составных частей, полученных по счету;

1203 – тип составной части – код, например, ‘к’(код физического носителя);

1204 – зарезервирован.

Жирным выделены атрибуты, которые будут использоваться для плоскопечатной литературы.

                                     

Книги (1200). Условие: позиция 6 маркера записи равна ‘a’, позиция 7 маркера записи равна ‘m’ и в позициях 4-7 подполя ‘a’ поля 105 не содержатся символы из набора ’b’, ‘p’,’l’,’h’, ’m’. (Список может уточняться.)

Периодические издания, журналы (1205). Условие: позиция 7 маркера записи равна ‘s’, в позиции 0 подполя ‘a’ поля 110 содержится символ ’a’.

Периодические издания, газеты (1210). Условие: позиция 7 маркера записи равна ‘s’, позиция 8 маркера записи равна ‘1’, в позиции 0 подполя ‘a’ поля 110 содержится символ ’c’.

Нормативно-технические документы (1215). Условие: позиция 7 маркера записи равна ‘m’, в позициях 4-7 подполя ‘a’ поля 105 содержится один или несколько символов из набора ‘p’,’l’,’h’.

Диссертации (1220). Условие: позиция 7 маркера записи равна ‘m’, в позициях 4-7 подполя ‘a’ поля 105 содержится символ ’m’ и не содержат символ ‘d’..

Авторефераты диссертаций (1225). Условие: позиция 7 маркера записи равна ‘m’, в позициях 4-7 подполя ‘a’ поля 105 содержится символ ’m’ и содержат символ ‘d’.

Дискеты (1240). Вычисляется если не выполнилось условие ни для одного атрибута из диапозона 1200-1235 и значения параметра сервера KSUNotPrintingDocument установлен в 1, в противном случае учитывается под атрибутом 1295.

Условие: в позициях  1 подполя ‘a’ поля 135 содержится символ ’j’.

CD-ROM (1245). Вычисляется, если не выполнилось условие ни для одного атрибута из диапозона 1200-1235 и значение параметра сервера KSUNotPrintingDocument установлено в 1, в противном случае учитывается под атрибутом 1295.

Условие: в позициях  1 подполя ‘a’ поля 135 содержится символ ’o’.

Мультимедиа (1250). Вычисляется, если не выполнилось условие ни для одного атрибута из диапозона 1200-1235 и значение параметра сервера KSUNotPrintingDocument установлено в 1, в противном случае учитывается под атрибутом 1295.

Условие: в позициях  1 подполя ‘a’ поля 135 не содержится символов ‘j’ и ’o’.

Аудиозаписи (не компьютерный файл) (1255). Вычисляется, если не выполнилось условие ни для одного атрибута из диапозона 1200-1250 и значение параметра сервера KSUNotPrintingDocument установлено в 1, в противном случае учитывается под атрибутом 1295.

Условие: в записи присутствует поле 126.

Видеозаписи (не компьютерный файл) (1260). Вычисляется, если не выполнилось условие ни для одного атрибута из диапозона 1200-1255 и значение параметра сервера KSUNotPrintingDocument установлено в 1, в противном случае учитывается под атрибутом 1295.

Условие: в записи присутствует поле 115.

Другие виды документов (1295). В данном элементе учитываются виды документов, не удовлетворяющие условиям для других элементов раздела.

 


 

4.3.                   Поступление документов. Расчет раздела “Из общего количества поступивших документов” на основе кодированных полей

                                     

        Для данного раздела зарезервированы атрибуты в диапозоне с1300 по 1395 и атрибуты в диапозоне с 1400 по 1495. Базовое значение берется с шагом, кратным пяти.

Под базовым значением атрибута кодируется количество наименований. Под базовым значением +1 кодируется количество экземпляров. Значения атрибутов +2, +3, используются только для документов, имеющих составные части (в случае использования поля 910).

Научные (1300). Условие: в позициях 17-19 подполя ‘a’ поля 100 содержится символ ’k’ и не содержатся символы  'm' и ‘a.

Учебные (1305). Условие: в позициях 4-7 подполя ‘a’ поля 105 содержится символ ’j’.

Общественно-политическая литература (1310). Условие: в позициях 17-19 подполя ‘a’ поля 100 содержится символ ‘m’ или ‘a’.

Общественно-политическая литература (1380). Условие: в позициях 17-19 подполя ‘a’ поля 100 содержится символ 'k'  и любой из символов ‘m’ или ‘a’.

Художественная литература (1315). Условие: в позиции 11 подполя ‘a’ поля 105 содержится символ отличный от ‘y’, ‘z’, ’|’, ’ ’ .

Обменный фонд (1320). Условие: специальное значение сиглы хранения.

Фонд редких книг и рукописей (1325). Условие: наличие поля 140.

Дискеты (1340). Условие: в позиции 1 подполя ‘a’ поля 135 содержится символ ‘j’.

CD-ROM (1345). Условие: в позиции 1 подполя ‘a’ поля 135 содержится символ ‘o’.

Мультимедиа (1350). Условие: в позиции 1 подполя ‘a’ поля 135 содержится символы отличные от ‘o’ и ‘j’.

Справочные издания – словари (1355). Условие: в позиции 4  подполя ‘a’ поля 105  содержится символ 'e'.

Справочные издания – энциклопедии (1360) Условие:  Условие: в позиции 4  подполя ‘a’ поля 105  содержится символ 'f'.

Справочные издания - справочники  (1365) Условие:  Условие: в позиции 4  подполя ‘a’ поля 105  содержится символ 'g'.

Аудиозаписи  (1370). Условие: в записи присутствует поле 126.

Видеозаписи  (1375). Условие: в записи присутствует поле 115.

 


 

4.4.                   Поступление документов. Расчет раздела “Из общего количества поступивших документов” на основе индексов ББК и/или УДК

                                     

Для данного раздела зарезервированы атрибуты в диапозоне с 1400 по 1495. Базовое значение берется с шагом, кратным пяти. Таблицы отображения индексов в атрибуты задаются через параметры сервера.

 


 

5.    Алгоритм расчета убытия документов

                                     

Алгоритм расчета убытия документов и условия применимости, практически, полностью аналогичны используемым для поступления документов. Отличия заключаются в использовании базы актов (списаний) вместо базы счетов и поля 989 библиографической записи вместо поля 999. Дополнительно, в результирующей записи добавляется причина списания, которая берется из тэга 44 записи акта списания. База данных актов списания задается через параметр сервера ActsDB. По умолчанию создается база данных с именем Acts.

В случае, когда требуется вести несколько книг суммарного учета, то необходимо создать соответствующее количество баз актов списания, и в параметре сервера MActsDB указать для каждой базы актов списаний список соответствующих им баз с библиографическими записями. Параметры сервера MActsDB и MBillsDB должны быть симметричными, т.е.  для каждой базы счетов должна определяться соответствующая ей база актов списания.

 


 

6.    Алгоритм расчета итогов движения фонда

                                     

Расчет итогов движения фонда выполняется двумя запросами: первый запрос предназначен для расчета поступлений, второй - для расчета убытия изданий.

Формирование итоговой записи поступления выполняется в два этапа. На первом этапе формируются записи о поступлениях. На втором этапе производится суммирование тэгов записей о поступлении. Текстовые данные, которые нельзя просуммировать (как правило, брались из записи на счет),  в итоговую запись не включаются (например, “Источник поступления”, “Номер или дата сопроводительного документа”, ” Примечание”).

Формирование итоговой записи убытия также выполняется в два этапа, и в нее также не включаются  текстовые поля.

 


 

7.    Отображение результатов формирования КСУ

 

За отображение результатов расчета КСУ сервером Руслан в форму EXCEL отвечают следующие файлы службы печати АРМА КК: ksu_common.tplksu1.tpl, ksu2.tpl, ksu3.tpl.

Шаблон ksu_common.tpl выпполняет основные действия по обработке поступивших от сервера данных. Как правило, при настройке  редактирования не требует.

Шаблон ksu1.tpl выполняет «привязку» атрибутов КСУ и колонок КСУ («шапки КСУ) для листа  «Поступление». Шаблоны ksu2.tpl и ksu3.tpl выполняют аналогичную роль для листов “Списание” и “Итоги”. “Шапка” КСУ должна быть сформирована Администратором системы и сохранена в файле Docs\ksu.xls вместо поставляемой по умолчанию.  Основой для формирования «шапки» служит реальная КСУ, которая ведется в отделе комплектования.  Настройка шаблона ksu1.tpl, как правило, сводится в редактировании следующего кода (поставляемого по умолчанию в дистрибутиве):

add(tegs[0], "f_datein") '1

 add(tegs[0], "19") '2

 add(tegs[0], "26") '3

 add(tegs[0], "54") '4

 add(tegs[0], "55") '5

 add(tegs[0], "56") '6

 add(tegs[0], "58") '7

 add(tegs[0], "51") '8

 add(tegs[0], "52") '9

 add(tegs[0], "1201") '10

 add(tegs[0], "1206") '11

 add(tegs[0], "1211") '12

 add(tegs[0], "1216") '13

 add(tegs[0], "1221") '14

 add(tegs[0], "1296") '15

 add(tegs[0], "1301") '16

 add(tegs[0], "1305") '17

 add(tegs[0], "1306") '18

 add(tegs[0], "1316") '19

 add(tegs[0], "1686+1691-1606") '20

 add(tegs[0], "1686") '21

 add(tegs[0], "1691") '22

 add(tegs[0], "1321") '23

 add(tegs[0], "1326") '24

 add(tegs[0], "1331") '25

 add(tegs[0], "1336") '26

 add(tegs[0], "1341") '27

 add(tegs[0], "1346") '28

 add(tegs[0], "1351") '29

 add(tegs[0], "1356") '30

 

 

Данные строки формируют список, который неявно «связывает» атрибут (например, 1305) или выражение из атрибутов (1686+1691-1606) с порядковым номером колонки. Порядковый номер колонки НЕЯВНО задается порядковым номером вызова функции  add().  Комментарий после вызова функции (например, ‘20) приводится только для визуального удобства работы. Задача администратора системы подобрать подходящие атрибуты для колонок КСУ с учетом специфики библиотеки.

Настройка шаблонов ksu2.tpl и ksu3.tpl полностью аналогична.

 


 

8.    Дополнительные возможности

                                     

      Предусмотрена возможность добавления дополнительных разделов с распределением документов по сиглам библиотеки. Для данного раздела зарезервированы атрибуты в диапозоне с 1500 по 1595. (В ksu4.tpl и ksu5.tpl количество экземляров 1502 с шагом 5). Базовое значение берется с шагом, кратным пяти. Таблицы отображения индексов в атрибуты задаются через параметр сервера KSUDepMap.

      Для иностранной литературы возможно построение распределения документов по выбранным языкам. Базовое значение берется с шагом, кратным пяти. Таблицы отображения кодов языков (поле 101a) в атрибуты задаются через параметр сервера KSULangMap.

 


 

9.    Поиск и устранение ошибок формирования КСУ

                                     

На формирование КСУ влияют настройки трех компонентов АБИС Руслан: сервера Руслан, АРМа Комплектования/Каталогизации, службы печати АРМа Комплектования/Каталогизации (собственно, настройка самой службы печати и шаблоны КСУ, используемые службой печати).  В случае, если сформировать КСУ не удалось, то на первом шаге поиска неисправности необходимо определить компонент, настройка которого ошибочна.

Когда при работе с АРМом Комплектования /Каталогизации используется интерфейс работы со счетами и актами списания, требуемая настройка АРМа Комплектования/Каталогизации уже проведена, и дополнительных настроек для поддержки КСУ не требуется.

Внимание! В АБИС Руслан НЕЛЬЗЯ сформировать КСУ, если при обработке документов НЕ используется механизм ”счетов” или ”актов списания”.

На стороне сервера Руслан должны быть настроены как минимум два параметра, влияющие на принципиальную возможность формирования КСУ (но не на алгоритм формирования строк КСУ): BillDB, ActDB, а также MBillDB и MactDB, если предполагается ведение нескольких книг КСУ.

В случае, если попытка сформировать КСУ, выполненная в соответствии с руководством пользователя АРМа Комплектатора/Каталогизации и данным руководством, закончилась неудачно (не формируются таблица), то необходимо обратиться к разработчикам системы.

В случае, если попытка сформировать КСУ, выполненная после настройки системы в соответствии с данным документом, приводит к получению недостоверных результатов, то в первую очередь необходимо проверить корректность создания библиографических записей в формате RUSMARC (особенно в части использования полей кодированной информации (1ХХ).  Ошибки в RUSMARC-записях являются основной причиной некорректного формирования КСУ после проведения настройки.

 

Наилучший способ добиться стабильного и надежного формирования КСУ - это сформировать набор шаблонов RUSMARC-записей в АРМе Комплектования/Каталогизации в соответствии с набором видов документов, используемых в КСУ, и с учетом требований к RUSMARC-записям, описанным в данном документе.